Szanowni Państwo,

W związku z przygotowaniami do kolejnego sezonu zimowego utrzymania nawierzchni analizujemy możliwości nawiązania długoterminowej współpracy w zakresie dostaw soli drogowej oraz chlorku wapnia.

Celem niniejszego zapytania jest poznanie proponowanego przez Państwa modelu współpracy, który pozwoliłby zapewnić ciągłość dostaw przy jednoczesnym zachowaniu elastyczności wynikającej ze zmiennych warunków atmosferycznych oraz trudnej do precyzyjnego określenia sezonowej konsumpcji.

W oparciu o historyczne dane zużycia przygotowaliśmy szacunkowe zapotrzebowanie. Jednocześnie, ze względu na charakter prowadzonej działalności, nie jesteśmy zainteresowani zobowiązaniem do odbioru pełnego deklarowanego wolumenu. Zależy nam przede wszystkim na zabezpieczeniu dostępności produktów, utrzymaniu uzgodnionego poziomu cen oraz zapewnieniu wysokiego poziomu obsługi logistycznej przez cały okres obowiązywania umowy.

W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o przedstawienie rekomendowanego modelu współpracy uwzględniającego poniższe wymagania.

1. Możliwość zagwarantowania stałej ceny produktów przez cały okres obowiązywania umowy lub wskazanie proponowanego mechanizmu indeksacji cen.

2. Możliwość realizacji dostaw w terminie 2-3 dni roboczych od momentu złożenia zamówienia.

3. Utrzymywanie przez dostawcę odpowiedniego zapasu bezpieczeństwa zabezpieczającego deklarowane potrzeby.

4. Rozwiązania stosowane przez Państwa u klientów o podobnym profilu działalności, charakteryzującym się znaczną sezonowością zapotrzebowania.

5. Proponowany sposób planowania zamówień, prognozowania zużycia oraz zarządzania rezerwacją wolumenu.

6. Informacje dotyczące sposobu magazynowania oraz lokalizacji zapasów soli drogowej i chlorku wapnia przeznaczonych do realizacji dostaw w ramach umowy, wraz z określeniem:

   • lokalizacji magazynów,
   • odległości od miejsca dostawy,
   • poziomu utrzymywanego zapasu bezpieczeństwa,
   • struktury magazynowej (magazyny własne / zewnętrzne),
   • rozwiązań zapewniających ciągłość dostaw w okresach wzmożonego popytu.

7. Możliwość zwiększenia wolumenu dostaw w sytuacjach nagłego wzrostu zapotrzebowania wywołanego warunkami pogodowymi.

8. Proponowane warunki handlowe, logistyczne oraz organizacyjne niezbędne do zapewnienia ciągłości dostaw.

Dla zobrazowania skali potrzeb informujemy, że:

• działalność prowadzona jest w systemie 24/7,
• maksymalne zużycie może wynosić około 24 tony na zmianę, tj. do 48 ton na dobę,
• sezonowe zapotrzebowanie szacowane jest na 700 ton soli drogowej oraz 60 ton chlorku wapnia
• warunki pogodowe mogą powodować konieczność realizacji dużych zamówień obejmujących potrzeby całego weekendu, przy jednoczesnym zapotrzebowaniu na kolejne dostawy już na początku następnego tygodnia,
• nasze możliwości magazynowe są ograniczone i wynoszą około 150-180 ton łącznie.
• dostawy powinny być realizowane przez Dostawcę - sól drogowa w big bagach, chlorek wapnia w workach 25 kg

Prosimy o przedstawienie odpowiedzi zawierającej co najmniej:

1. Rekomendowany model współpracy.
2. Proponowany sposób zabezpieczenia dostępności produktów.
3. Opis procesu planowania i realizacji dostaw.
4. Lokalizacje magazynów oraz poziom utrzymywanego zapasu bezpieczeństwa.
5. Standardowy i gwarantowany czas realizacji dostawy.
6. Możliwość zagwarantowania ceny lub opis proponowanego mechanizmu cenowego.
7. Warunki handlowe i płatnicze.
8. Referencje lub przykłady współpracy z klientami o podobnej charakterystyce działalności (opcjonalnie).

Zależy nam na wypracowaniu rozwiązania gwarantującego bezpieczeństwo dostaw przy zachowaniu elastyczności odbiorów. Będziemy wdzięczni za przedstawienie propozycji organizacji współpracy, która z Państwa perspektywy najlepiej odpowiadałaby opisanym wymaganiom.

Dziękujemy za poświęcony czas i oczekujemy na Państwa odpowiedź.

Z poważaniem

Kamil Stepnowski

Purchasing Specialist

Baltic Hub Container Terminal Sp. z o.o.